La posició d’un empleat d’arxiu s’anomena arxiver. La tasca principal d’un especialista en aquest camp és organitzar el treball de l’arxiu propi i la circulació de la documentació en ell. Aquests professionals són necessaris allà on hi hagi una gran rotació de papers oficials, especialment en organitzacions relacionades amb les assegurances, les finances i, en particular, les empreses estatals. El document principal al qual s'ha de referir el nou empleat és la descripció del lloc de treball de l'arxiver.
Provisions generals
Només el cap de l'empresa pot acceptar o destituir l'arxiver. D'altra banda, en primer lloc, hauria de fer referència a la legislació actual del país. Les instruccions han d'indicar la persona que és la cap directa de l'especialista que ocupa aquest càrrec.
Per treballar com a arxiver, una persona ha de rebre una formació professional inicial, i després pot ser acceptada per a un càrrec fins i tot sense experiència en aquest camp. Hi ha una opció que una persona amb estudis secundaris o generals tingui feina, però hauria de rebre una formació especial en aquesta direcció. L’experiència laboral d’aquest càrrec és opcional.
Què hauria de saber
La descripció del lloc de treball de l’arxiver de l’empresa suggereix que l’empleat ha de tenir certs coneixements: està obligat a estudiar la normativa, les instruccions i tota la llista de documents legals relacionats amb la realització de negocis a l’arxiu d’aquesta organització. A més, ha de saber emmagatzemar, utilitzar documents i també segons quins estàndards acceptar i lliurar. El seu coneixement hauria d'incloure un sistema estatal de treball d'oficina. A més, ha d’entendre com es recopilen les descripcions dels documents emmagatzemats, quines d’elles s’han d’emmagatzemar de forma permanent, i que només s’utilitzen temporalment, i també elabora actes sobre la seva destrucció.
La descripció del treball de l’arxiu assistent implica que ha de saber com es fan les coses, segons quines regles es preparen per a un ús i seguretat futurs, com es conserven els registres i s’elaboren declaracions a l’empresa. Aquesta persona ha d’entendre l’estructura de l’empresa on treballa, així com les normes d’ús d’equips i tots els mitjans tècnics necessaris per a realitzar treballs a l’arxiu. A més, està obligat a conèixer totes les normes i lleis internes de l’organització, incloses la protecció laboral, la seguretat contra incendis, les rutines, etc.
Deures
La descripció del treball de l’arxivista d’una entitat pressupostària implica que ha de realitzar determinades funcions: realitzar treballs relacionats amb l’arxivatge, conservar la documentació que s’arxiva, registrar els documents rebuts, elaborar la nomenclatura i comprovar la correcció del registre d’expedients abans d’arxivar. Si hi ha tal necessitat, xifra les unitats d'emmagatzematge, sistematitza la col·locació de casos i els posa al registre.
La descripció del treball de l’arxiver d’una institució mèdica suggereix que hauria de preparar descripcions resumides de la documentació emmagatzemada, la seva distribució en unitats temporals i il·limitades. Ha de guardar registres i destruir documents de forma oportuna, la vida útil que ja ha caducat, i també desenvolupar un sistema pel qual serà possible trobar el document desitjat de manera senzilla i ràpida.
Altres funcions
A més, les seves responsabilitats laborals requereixen presència durant l'examen per a la disponibilitat de documents científics i no només. Ha de procurar que els documents restin intactes i, si cal, dur a terme treballs de restauració amb ells. Aquest especialista també garanteix que les instal·lacions de l’arxiu tinguin totes les condicions necessàries per al normal emmagatzematge de documents.
L'arxivista ha de controlar la implementació de normes de protecció contra incendis, així com utilitzar mitjans tècnics moderns per treballar amb documents. A petició dels empleats i visitants de l'organització, està obligat a emetre còpies o originals de la documentació arxivística, elaborar referències mitjançant la informació disponible a l'arxiu i preparar informes sobre la seva tasca.
Drets
La fitxa de feina de l’arxiver mèdic suggereix que té certs drets. Pot sol·licitar i rebre documents relacionats amb la seva obra. Si és necessari, pot cooperar amb especialistes d'altres departaments de l'empresa o d'altres organitzacions, si això l'ajuda a resoldre els seus problemes competents. Si hi ha tal necessitat, pot representar els interessos de la seva empresa en altres organitzacions sobre qualsevol tema relacionat directament amb el treball de l'arxiu.
Una responsabilitat
La descripció del treball de l’arxivista suposa que és responsable de l’incompliment de les seves funcions i del treball de baixa qualitat, per haver proporcionat informació falsa o distorsionada sobre les tasques realitzades, per negar-se a les ordres de les autoritats.
A més, és responsable de situacions en què es van identificar infraccions, infraccions de seguretat o altres accions que posin en perill el funcionament normal de l’empresa, i l’empleat no les va notificar i no va prendre cap mesura per eliminar el problema. L'arxiver és responsable de la violació de les normes laborals.
Les condicions de treball
La descripció del lloc de treball de l’arxiver suggereix que la direcció de l’organització hauria de determinar l’horari de la seva feina d’acord amb la legislació laboral. En cas de necessitat de producció, l’empresa ha de proporcionar-li un lloc de treball tenint en compte totes les normes i estàndards, així com tot el necessari per a la realització de viatges de negocis, inclosos els locals. També té dret a signar documents que siguin de la seva competència.
Conclusió
El principal document en el qual hauria de confiar l’especialista acceptat per a aquest càrrec és la descripció del treball de l’arxiver. Independentment de quina organització treballa, els drets, obligacions, funcions i coneixements coincideixen pràcticament i poden variar en funció de les necessitats d’una empresa determinada i de quines tasques l’equip directiu assigna als seus empleats.
Aquest treball requereix atenció, constància, coneixement de les normes de seguretat per a papers importants, coneixement de l'avaluació del valor de determinats documents, així com la capacitat d'organitzar, trobar i xifrar documents ràpidament. Un altre factor important és treballar amb persones, perquè la professió d’arxivista implica l’emissió i la recepció de diversos documents, comprovant la correcció de la seva compilació i l’autenticitat. Només una persona atenta, disposada a treballar amb una gran quantitat d’informació i representar els interessos de l’empresa en altres organitzacions, podrà exercir de forma correcta i fiable les tasques laborals en aquesta posició.
