Secretari de professió. El referent és

Moltes noies somien a començar una carrera amb el càrrec de secretària-referent. Aquest és un desig completament normal i raonable. Només no tothom pensa en el que cal per a això (excepte una aparença atractiva). Però valdria la pena. Al cap i a la fi, el referent no és només una “cara bonica” al costat del líder. Més aviat, és una "guia" per a tots els temes: una noia coneguda i intel·ligent que troba una sortida a qualsevol situació. Mirem més de prop.

El que necessita per poder fer

En qualsevol organització, hi ha una instrucció del secretari-referent. Conté una llista (de vegades detallada, de vegades no gaire) de les funcions oficials. S'inclouen habilitats. Una persona que tingui la sort d’obtenir aquesta feina hauria de poder comunicar-se amb els clients, negociar (personal i telefònicament), seleccionar i organitzar materials, preparar resums i molt més. És a dir, està clar que aquesta persona hauria de tenir moltes habilitats. Les especificitats depenen de la direcció de l'empresa. Així, per exemple, un assessor jurídic és obligatori per entendre les complexitats legals. Passa que aquesta posició està associada a la capacitat de resoldre problemes organitzatius. En altres paraules, el referent és la "mà dreta" del líder. Sempre està a les ales, ha de saber tot el que el cap necessita per a la seva feina.

Algunes preguntes de professió "especials"

Aquí val la pena fer una mica d’aclariment del que s’acostuma a “amagar entre bastidors”. Com que el referent és precisament la persona que més sovint es comunica amb el cap, se li requereix que tingui algunes habilitats diplomàtiques. Per què? És senzill: el líder (sobretot un equip nombrós) no té temps per tractar tots els matisos de la relació. Normalment és un home de feina. Quan algú té un aniversari, qui va donar a llum, que té fills, això només li interessa en relació amb moments de treball. Totes aquestes "petites coses" cauen sobre les espatlles de la secretària adjunta. Està obligat a comunicar-li al cap quan les vacances siguin les notificacions sobre la tensió creada a l’equip (si paga la pena la seva atenció). De manera que resulta que primer el secretari adjunt ha de determinar-ho, seleccionar l'excés i, a continuació, "carregar" el gerent. Aquest treball no és fàcil! Però això era del camp dels deures informals.

Funcions principals

Gairebé tota la feina d’oficina recau en la participació de la secretària adjunta en petites empreses. En gran part, gran part. És a dir, haurà d’aprendre a compondre cartes, organitzar correctament la recepció i l’enviament, el registre, la distribució (si n’hi ha), etc. Està clar que no es pot fer sense un coneixement perfecte de la llengua russa. Les cartes d’error són la cara mimada de l’empresa. De vegades es requereix que una persona amb coneixement d’idiomes estrangers treballi en aquesta posició. A més, el referent és la persona que connecta els empleats de l’empresa (o dels seus departaments) entre ells. Les seves funcions inclouen la correcta distribució dels fluxos d'informació entre les unitats estructurals que funcionen en una cosa important. El referent és una professió bastant complicada, ja que cal tenir en compte molts detalls i fets. Tot això és necessari perquè el líder se senti còmode i no es distregui per les truques de la línia principal.

Qualitats personals

Com que el treball del referent es basa en la comunicació, seleccionen una persona comunicativa, no conflictiva, per al càrrec. En qualsevol empresa, aquest és un missatge “clau”. La persona que l’ocupa té una gran influència tant en el líder com en els companys. Per tant, només es necessita decència. A més, el secretari adjunt ha de ser puntual, intel·ligent, fins i tot creatiu. Un ha de ser capaç de trobar una sortida acceptable de qualsevol situació. En primer lloc, el crític reflexiona sobre la "cara" del seu ocupador i, després, sobre ell mateix. El nivell de responsabilitat no només és alt, sinó global. No tothom pot fer front a aquesta càrrega. Per tant, cal pensar amb atenció abans de sol·licitar aquesta posició. El secretari adjunt del lloc de treball hauria de poder posar els seus interessos en segon pla. De la primera, tot el que és necessari perquè el cap funcioni. Per cert, és per això que moltes vegades les nenes ocupen aquesta posició, ja que cuidar el veí de les dones és a la sang.

Informació confidencial

És clar que amb una comunicació tan propera, molts fets que no haurien de fer-se públics seran coneguts pel referent. Aquests no només són secrets professionals i secrets comercials. Sovint, el secretari, com a amic proper, és de confiança i informació personal. Val la pena esmentar que el referent és necessari per poder emmagatzemar informació confidencial. Aquesta és una de les seves principals habilitats professionals.

Quina educació es necessita

El cap intenta triar un referent, en funció de la direcció de l’activitat. És a dir, el sol·licitant ha de tenir un diploma corresponent al treball de l’empresa. A més, solen seleccionar-se persones amb formació legal. Això és convenient si sovint heu de concloure ofertes, prepareu altres documents. Entre els requisits més senzills: la fluïdesa en tots els programes informàtics (oficina), la capacitat d’imprimir (de forma ràpida i competencial). Com que el referent és, de fet, un assessor, cal tenir les habilitats per trobar informació tant al web com fora de línia. Una persona intel·ligent amb una reacció ràpida és portada a aquesta posició amb més freqüència que el titular del diploma "correcte", que no sap dominar ràpidament la situació.

Lloc de treball

Una posició com a secretari-referent és ara a gairebé qualsevol oficina. Sovint només s’anomena així, i una persona compleix diverses funcions. Tot depèn de la mida de l’empresa, de les tasques, del nombre d’empleats. En algunes empreses, el secretari també exerceix les funcions de comptable, en d’altres, d’advocat, etc. Aquest és un bon començament per a una persona que busqui un creixement professional. Durant un curt període de temps, podreu dominar moltes habilitats, dominar diverses professions, el principal és entendre el treball de l’empresa, “tocar” tot amb les vostres pròpies mans. Però has de "girar" molt ràpidament. Ja que s’haurà de processar molta informació en mode d’alta velocitat. Però si tot funciona, el coneixement obtingut serà suficient per iniciar una ascensió independent a les línies que definiu per vosaltres mateixos. Però això no és gens necessari. Ja que la professió de referent, si us la preneu seriosament, és interessant en si mateixa. Ella no deixa

córrer en una direcció estreta, dominar constantment tots els nous volums de coneixement, millorar.

Com obtenir una entrevista

Si decidiu afrontar un treball tan responsable, hauríeu de enviar un currículum per a les vacants disponibles. Assegureu-vos de comprovar l’alfabetització de les respostes. Tingueu en compte que les faltes d’ortografia redueixen les possibilitats a zero immediatament. L’estil també ha de restar al negoci. Cadascuna de les vostres paraules serà pesada i deliberada. Aleshores començaran els “assaigs”. Haureu de dedicar algun temps a demostrar que podreu ser un assistent digne del líder. Cada empresa ofereix els seus propis mètodes. Tanmateix, prepareu-vos perquè heu de parlar amb diversos funcionaris, preparar diversos documents oficials, respondre un parell de trucades de telèfon. També heu de tenir en compte que la vostra aparença estarà estrictament controlada. És a dir, “examinaran” de cap a peus. Molt sovint, haurà de demostrar un estil empresarial de roba (maquillatge, pentinat). També és desitjable utilitzar aromes forts. Penseu en cada cosa petita! Tot el que hi hauria de ser discret, però atractiu. Consell: seguiu modest, però confieu. Sigui intel·ligent, però no arrogant. Llavors, tot hauria de funcionar!