Com crear perfils laborals per trobar empleats valuosos?

Abans de cada director o directora de recursos humans, tard o d’hora, es planteja la qüestió d’omplir un lloc vacant. Escollir un bon especialista no és una tasca fàcil. Per a aquest propòsit, els directius elaboren sovint perfils de feina que us ajudin a navegar pels requisits per al sol·licitant.

Definició d’un concepte

Els perfils laborals són un conjunt de competències professionals i personals que ha de complir un candidat a un lloc de treball. De moment, no hi ha una descripció formalitzada de les característiques que hauria de tenir un representant d’una determinada professió, per la qual cosa els gestors elaboren aquests documents de manera independent.

Podem dir que el perfil del càrrec és una mena de norma segons la qual l’empleat ha de complir les seves funcions. La descripció ha de ser detallada i, el més important, realista. El document ha de mostrar els següents elements principals:

• el lloc i la importància de la posició en l'estructura organitzativa d'una empresa determinada;
• responsabilitats funcionals que ha d’exercir l’empleat acceptat per a aquest càrrec;
• un perfil que enumeri les competències bàsiques que hauria de tenir un candidat a un càrrec;
• qualitats personals necessàries per a l'exercici de determinats deures;
• llista mínima de requisits que l'organització presenta als seus empleats.

Així, podem dir que els perfils laborals són un conjunt de característiques que ha de complir un empleat. Aquesta és una norma específica que descriu les responsabilitats, així com la qualificació i els paràmetres personals de l’aspirant.

Per què necessito perfils laborals

Els directius de recursos humans afronten regularment el tema de tancar una posició vacant. En no haver elaborat un perfil exhaustiu del càrrec, no s'ha de procedir a la selecció directa dels empleats. Aquest document és un suggeriment que s'utilitza en els casos següents:

• selecció de candidats per ocupar llocs vacants;
• la certificació del personal que ja treballa per revelar el grau de compliment del càrrec ocupat (això també s'aplica als empleats que han superat el període de prova);
• per elaborar plans de formació i formació avançada del personal;
• si necessiteu crear una reserva de personal per al futur;
• per tal de planificar el creixement professional i la promoció posterior dels empleats als llocs més alts de l’organització.

Molt sovint, el perfil de treball d’un candidat a un lloc es confon amb la descripció del treball. La diferència fonamental entre els dos documents és que el segon es recopila en funció dels requisits legals. La descripció del lloc de treball és un document general que està preparat per a la professió en general, i no per a un empleat específic d’una determinada organització. Defineix les principals responsabilitats i condicions laborals. Un perfil de treball és un document de naturalesa local que no té requisits clars de contingut i estructura. El responsable de personal (o altres empleats de personal) el recopila en funció de la seva pròpia experiència o de la pràctica general de l’organització.

Competències professionals

Cada lloc requereix que un empleat tingui certes competències. Es tracta de característiques de qualificació necessàries per a la realització de determinats treballs. Per tant, el perfil de competència d'una publicació inclou normalment els següents elements:

• pensament estratègic (implica la capacitat de fer plans a llarg termini tenint en compte possibles riscos i opcions alternatives);
• influència en els altres (la capacitat de defensar el punt de vista d’un, així com de convèncer els altres de la seva correcció);
• habilitats de resolució de problemes (capacitat de respondre adequadament a situacions i dificultats no normalitzades, així com trobar formes ràpides per sortir d’elles);
• cerca d’informació (selecció i filtratge de dades, capacitat de trobar i utilitzar fonts rellevants);
• capacitat de treballar amb clients i contraparts (tenint en compte interessos, comprensió de la psicologia, satisfacció de desitjos i necessitats);
• flexibilitat (resposta ràpida i presa de decisions d’acord amb una situació canviant);
• centrar-se en la qualitat (coneixement i compliment de tots els requisits i estàndards, així com en el desig de millora contínua).

Segons la posició en qüestió, es pot ampliar o restringir la llista de competències. El perfil professional del càrrec conté no només requisits, sinó també el grau de gravetat (bàsic, alt, màxim). Aquest indicador es pot determinar mitjançant una entrevista o mitjançant proves psicològiques especials.

Com es compila

L’elaboració d’un perfil d’una publicació és un procés força laboriós. La seva necessitat es deu al fet que aquest document permet determinar els paràmetres que hauria de tenir un treballador valuós. Després d’haver formulat correctament el perfil, el personal de recursos humans facilita molt el procés de cerca i selecció de nous empleats. Quan compilem un document, val la pena seguir diverses recomanacions i regles:

• El títol del post ha de ser concis i reflectir clarament la seva essència. També convé escriure una breu descripció que inclourà una llista de les principals responsabilitats de l’empleat. Es pot presentar com a llista de tasques. Aquesta serà la base del perfil de la publicació.
• La llista d’informació bàsica sobre el càrrec ha d’incloure no només l’ordre de treball, sinó també la mida del sou, que serà un dels punts claus de l’entrevista. També convé descriure la jerarquia de la subordinació, així com una llista aproximada de les persones amb les quals el nou empleat haurà de relacionar-se.
• Per exercir les tasques laborals cal un conjunt de competències específiques. Aquesta llista no ha de ser massa extensa (no més de 10 punts). Es pot recopilar en base a experiència personal, investigació teòrica, observacions dels empleats, així com una enquesta sociològica. Podeu dividir les competències en diversos grups (per exemple, específics i corporatius).

El perfil ha de ser alhora concis i capaç. Això us permetrà obtenir informació completa sense passar massa temps processant-la.

Les etapes principals de la creació

El desenvolupament d'un perfil de treball inclou diverses etapes successives:

• En la primera fase de la preparació del document, s’han d’estudiar detingudament les descripcions de treball, així com tota la informació relativa a les particularitats de l’empresa. Podeu realitzar entrevistes amb empleats o una enquesta sociològica mitjançant formularis normalitzats.
• A continuació, es determina el cercle de persones que participaran directament en el treball. Sovint, els especialistes en recursos humans tracten aquest problema. Tot i això, també és important implicar gestors d'altres serveis per als quals es compilin perfils. El treball es pot realitzar conjuntament o per separat amb la posterior integració dels resultats en un document de treball final.
• La tercera etapa consisteix en l'estudi de l'estructura organitzativa de l'empresa per determinar el lloc d'una posició en ella. S’han d’identificar els subordinats, així com els superiors immediats, a qui el nou empleat guardarà un informe.
• A continuació es mostra una descripció detallada de les responsabilitats funcionals que corresponen a una posició determinada. La base no només són actes legals, sinó també experiència personal en una empresa determinada.
• A la cinquena etapa, el responsable de personal (o un altre especialista que estigui implicat en la preparació del perfil) ha de determinar la llista de coneixements i habilitats que seran necessaris per exercir les tasques laborals. Es tracta de competències professionals.
• Tenint les competències definides, és important distribuir-les segons el grau d'importància, així com el nivell en què un especialista les ha de tenir. Això facilitarà el procés de selecció.
• A continuació, els participants del grup de treball han de determinar quines són les característiques personals d’un sol·licitant per ocupar un lloc vacant. De vegades, els trets de caràcter són encara més importants que les competències professionals, perquè el segon es pot desenvolupar, i el primer pot convertir-se en un seriós obstacle per al procés de treball.
• A la vuitena fase, cal determinar els requisits generals de l’empleat. Normalment és gènere, edat, nivell d’educació o experiència laboral, etc. Val la pena assenyalar que els dos primers signes no sempre són adequats per utilitzar-los, perquè la llei pot interpretar-los com a discriminació.
• L’última etapa consisteix en la definició de criteris segons la qual es determinarà l’eficiència laboral de l’empleat. Es poden utilitzar durant el període de prova o per avaluar periòdicament la qualitat de la feina dels treballadors existents.

Val la pena assenyalar que aquest algorisme no és obligatori per al compliment de totes les organitzacions. Depenent de la mida de l'empresa i de les característiques específiques de la seva estructura organitzativa, es poden perdre algunes etapes i també se'n poden introduir altres.

Recopilació d’exemples

De moment, no hi ha cap formulari unificat segons el qual es compilés un perfil dels requisits per al càrrec. I les pròpies professions de cada empresa poden tenir requisits específics. No obstant això, els directius de recursos humans ja han desenvolupat una determinada pràctica d'acord amb la qual s'elabora un perfil de feina. Un exemple pot semblar així:

• títol de treball segons la taula de personal;
• breu descripció (què hauria de fer l’empleat);
• condicions essencials (calendari laboral, nivell de retribució, etc.);
• requisits plantejats al sol·licitant per al càrrec (nivell d'estudis, experiència laboral en un camp determinat, certes habilitats especials);
• llista ampliada de responsabilitats laborals;
• competències corporatives que hauria de tenir un empleat potencial d’una determinada organització;
• proves psicològiques i altres mètodes per avaluar el compliment de l’empleat amb una determinada posició.

Aquesta és una plantilla aproximada. Molt sovint, aquesta és l’estructura del perfil laboral. La mostra es pot ampliar o reduir, segons l'estructura de l'organització. També es poden introduir paràmetres addicionals per a publicacions específiques.

Perfil de recursos humans

El responsable de personal és un dels llocs més responsables de l'empresa, ja que la composició qualitativa dels empleats depèn d'aquest. Per tant, es fan demandes especials als agents de personal, que es reflecteixen en un document com el perfil del lloc. Una mostra pot ser la següent:

• treballar habilitats amb persones (el responsable de personal ha de tenir comunicació i resoldre disputes);
• implicació ràpida (l’especialista en recursos humans no hauria de ser indiferent, hauria d’interès per resoldre determinats problemes);
• prendre iniciativa en qüestions relacionades amb la millora de l'estructura i la qualitat del personal;
• obertura a la comunicació (aquesta qualitat és necessària tenint en compte les característiques específiques de la posició);
• entusiasme en la resolució de problemes actuals;
• estat d’ànim positiu, que es transmetrà a la resta de membres de l’equip;
• capacitat de realitzar una conversa (és el gerent que exerceix el paper principal en la conversa amb potencials i reals empleats);
• habilitats de lideratge;
• habilitats en parlar en públic (per presentar informes i informes a la direcció superior, així com la realització de seminaris per a subordinats);
• pensament no estàndard per prendre decisions creatives en situacions d’emergència;
• habilitats oratòries, persuasivitat dels enunciats;
• velocitat de pensament i rapidesa en accions;
• capacitat d’adaptar-se als canvis de condicions (a més d’assistir als empleats recentment contractats);
• manca de por al risc (aquesta característica s’ha de pronunciar moderadament);
• independència en la presa de decisions;
• la capacitat d’experimentar i trobar nous enfocaments de gestió;
• un sentit de l’humor que ajuda a anul·lar situacions estressants i estressants.

El perfil de la posició del directiu responsable de la selecció del personal ha de ser elaborat amb molta cura, ja que aquesta posició és una de les claus de qualsevol empresa. Una persona que sol·liciti aquest càrrec ha de complir plenament els requisits, perquè és sobre les seves espatlles que recaurà la responsabilitat de la formació del personal.

Requisits del gestor de vendes

Molt sovint podeu trobar una vacant com a responsable de vendes. Malgrat el fet que molts joves inicien la seva carrera professional amb un treball similar, es requereixen requisits força seriosos per als sol·licitants ja en aquesta fase. Un perfil típic d'una posició de responsable de vendes és el següent:

• preparació per a una comunicació constant amb una àmplia gamma de persones (proveïdors, clients, clients, etc.);
• capacitat de prendre decisions ràpidament després de les negociacions amb contrapartes;
• la capacitat de mantenir un estat d’ànim optimista en la conversa, així com de crear un ambient de confiança;
• creativitat de pensar (important en la presentació del producte);
• la capacitat d’organitzar racionalment el vostre temps (ja que el treball implica moltes reunions i negociacions diàries);
• to diplomàtic en comunicació amb contractistes i clients;
• equilibri emocional, capacitat de mantenir-se tranquil en situacions estressants, així com trobar ràpidament una sortida als conflictes;
• la capacitat de trobar un llenguatge comú amb diferents tipus de personalitats;
• fidelització al producte que es ven.

Cal destacar que es dóna un perfil molt aproximat de la posició. Un exemple es pot ampliar o escurçar segons les necessitats d’una determinada organització.

Enfocaments bàsics del perfil laboral

El desenvolupament d’un perfil de treball es pot dur a terme seguint dos enfocaments principals:

• L’enfocament situacional implica que el document es compili de manera emergent quan és urgent tancar un lloc vacant. Com que el temps és molt limitat, el document s’elabora molt aproximadament, indicant només els requisits més bàsics per a un potencial empleat. En el futur, aquesta peça pot servir per formar un perfil complet.
• L’enfocament metodològic implica un treball minuciós, a partir del qual es desenvoluparan característiques clares de la posició, competències necessàries, qualitats personals i àrees de responsabilitat funcionals. Contindrà tota la informació completa i, per tant, es considerarà un document de treball en la cerca i selecció de personal. A mesura que l’organització es sotmet a qualsevol reforma, el perfil també patirà canvis.

troballes

Val la pena assenyalar que, per seleccionar amb èxit el personal, és important que s’elabori el perfil de posició a l’empresa. És força difícil donar un exemple de document unificat, ja que aquesta qüestió no està regulada per la llei, però queda a discreció dels gestors empresarials.

El perfil és una de les principals eines que s’utilitza en la selecció de candidats a una determinada plaça vacant. A més, d’acord amb aquest document, es pot realitzar una certificació periòdica del personal o una verificació basada en els resultats del període d’assaig. Segons els resultats de l'estudi, es poden identificar indicacions per millorar el nivell de qualificació.

Quan compilem un perfil, es pot utilitzar un dels dos enfocaments. Es produeix una situació quan és urgent tancar una vacant. En aquest cas, es pot fer una descripció del treball molt aproximadament indicant només les característiques principals. Si parlem de l’enfocament metodològic, s’està elaborant un detallat document detallat que s’utilitza constantment en la pràctica de la selecció del personal.

El típic procés de desenvolupament d’un perfil de treball consisteix en passar per diverses etapes successives. Per començar, estudiem les característiques de la professió, així com els requisits per a ella, plantejats pels actes legals reguladors. També és necessari formar un grup d'especialistes competents que participin en la preparació de documents. El perfil s’elabora tenint en compte l’estructura organitzativa de l’empresa i, per tant, també s’ha d’estudiar acuradament. La part principal del document és una descripció de les responsabilitats laborals d’un empleat potencial, així com els requisits per a les competències. També val la pena parar atenció a les qualitats personals (sociabilitat, resistència a l’estrès, etc.).