Responsable d’oficina: qui és? Les funcions del responsable d’oficina

"Plàncton", "directius": totes aquestes definicions imparcials es relacionen amb la feina dels empleats d'oficina. Però, és tan inútil aquesta feina? Responsable d’oficina: qui és? Quines són les seves responsabilitats?

Gerent d’oficina: qui és?

La professió de gerent d’oficina sovint es confon amb la professió de secretari. Però encara hi ha una diferència entre aquestes especialitats. Aleshores, gestor d’oficines, qui és?

El gestor d’aquesta àrea és un gestor d’oficines o administrador. Regula el treball d’oficina, sent un enllaç informatiu important entre empleats i superiors, clients i empleats, etc.

Com més activa l’activitat d’una organització, més problemes té amb petites qüestions organitzatives i documentació diàries. La seva implementació proporciona a un directiu d’oficina.

S'assegura que tots els documents actuals, així com les ordres dels seus superiors, estiguin degudament executats. Al mateix temps, s’haurien de comunicar puntualment les ordres executives als empleats de l’empresa, s’han de tenir en compte totes les queixes dels visitants i les propostes dels empleats haurien de ser comunicades a les autoritats.

Així, el treball d’oficina, així com la comunicació a l’empresa cauen parcialment sobre les espatlles dels gestors d’oficines.

Lloc de treball i sou

Cal un gestor d’oficines en qualsevol empresa que tingui una oficina, un directiu i almenys uns quants empleats. En organitzacions petites, la llista de responsabilitats d’un especialista d’aquest tipus és molt menor que, per exemple, en una empresa enorme. En una gran empresa pot haver-hi diversos gestors d’oficines i cadascun d’ells està assignat al seu propi departament.

Resulta que la demanda d’aquests especialistes és força alta i, possiblement, continuarà creixent. Però pràcticament no hi ha perspectives de carrera. Sobretot si, a més de la gestió d’oficines, una persona ja no té cap professió.

Degut al fet que els deures no són massa complicats, la competència per a un lloc de treball, almenys a Rússia, és força alta: 6 persones per ocupar una vacant. Al mateix temps, els salaris són baixos segons els estàndards de capital: 27 mil rubles.

A la capital cultural, Sant Petersburg, el salari d'aquests treballadors és inferior a uns 5-7 mil, i la competència és moltes vegades més gran. Com més lluny sigui la perifèria del país, més baix és el sou i més sol·licitants del càrrec.

Qualitats personals necessàries

Les comandes que rep el responsable de l’oficina, per regla general, necessiten una execució urgent i ràpida. Per tant, es requereix, en primer lloc, diligència, rapidesa i puntualitat. Una bona memòria i concentració també són importants.

La persona que ocupa aquest càrrec hauria de ser amable i sociable, ja que en algunes situacions actua com a representant de l’empresa davant dels clients.

El responsable de l’oficina ha de tenir un discurs competent i estructurat lògicament, així com una ètica empresarial principal, ja que sovint participa en l’organització de negociacions empresarials i reunions corporatives.

Els coneixements útils, com ara el número de telèfon d’un bon electricista o un servei d’entrega de dinars, tampoc perjudicaran. De fet, en moltes empreses l’ordre a l’oficina, així com la sacietat dels empleats també són controlats pel directiu.

Habilitats essencials del gestor d’oficines

1. El primer requisit per a aquest empleat és un bon coneixement del PC i d'Internet. Si, a més de Word i Excel, el sol·licitant serà propietari de Photoshop o del gestor d'Office Picker, aquest és un altre motiu per contractar-lo, i no algú més.
2. Alta velocitat d’impressió. La capacitat d’escriure textos ràpidament és una de les més importants per a un gestor d’oficines.
3. Si una persona aconsegueix una feina en una gran empresa, cal tenir habilitats en la gestió administrativa obtingudes en treballs anteriors.
4. Habilitats de paperassa. La documentació és una de les principals responsabilitats d’aquest tipus d’especialistes, per la qual cosa els coneixements bàsics són indispensables.
5. Ús confiat d’equips d’oficina. Faxes, impressores, escàners: tot això hauria de ser competència del responsable de l’oficina.
6. Habilitats de comunicació competent i diplomàtica. El responsable de l’oficina no només ha de comunicar-se de forma competent, sinó que ha de ser capaç de resoldre situacions de conflicte, si cal.
7. Competència en una llengua estrangera. En les grans empreses internacionals, el directiu de l'oficina ha de parlar amb un mínim d'anglès bàsic.

Disposicions generals de la descripció del lloc de treball

El càrrec del gerent de l’oficina és aprovat pel conseller delegat de l’empresa. En diferents empreses, pot diferir en alguns aspectes, però en general les seves principals disposicions no canvien. És necessari familiaritzar-se amb la instrucció de treball abans de signar el contracte de treball, per no queixar-se posteriorment que complir determinats deures no formava part dels seus plans.

Les disposicions generals poden indicar:

• qui s’encarrega de contractar el gerent de l’oficina;
• qui té dret a rellevar-lo del seu càrrec;
• a qui informa l’empleat;
• qui informa al gerent de l’oficina;
• qui exerceix les funcions d’un directiu d’oficina en la seva absència, etc.

Normalment, els gestors d'oficines informen al conseller delegat. Els administradors de l’oficina informen de missatgers, conductors, netejadors, etc.

També es pot especificar a les disposicions generals quin empleat amb quin nivell de qualificació pot ser acceptat per al lloc descrit.

Deures directes

El següent paràgraf de les instruccions recull les funcions d'un responsable d'oficina.

En els currículums per a la vacant, sovint els sol·licitants escriuen en una columna separada quines responsabilitats van exercir en una feina anterior d'oficina. Així, l'empresari obté més informació sobre les competències del sol·licitant.

Quins articles poden ser les responsabilitats directes d’un directiu d’oficina?

1. Supervisar les trucades telefòniques. L’empleat ha de respondre les trucades entrants, al màxim de la seva capacitat, respondre les preguntes dels opositors i també informar els seus superiors sobre la informació que van demanar transmetre.
2. Curació de la documentació. Emmagatzematge i comptabilitat de documents, control de correspondència, execució de comandes, etc. - Aquestes són les responsabilitats directes del gerent de l’oficina.
3. Reproducció de documents. Amb instruccions especials del cap, l’empleat realitza còpia i duplicació del treball.
4. Realització de cartes, sol·licituds, és a dir. Correspondència amb socis, clients o proveïdors a petició del supervisor immediat.

Les funcions d’un responsable d’oficina poden incloure almenys altres sis tipus de treball. Però a cada empresa, la càrrega d’especialistes d’aquesta categoria es determina individualment.

Drets del gestor d'oficines

Qualsevol instrucció d'un gestor d'oficines inclou no només deures, sinó també drets.

1. Proporcionar informació completa Per realitzar determinades tasques, el gestor de l'oficina té dret a exigir la subministració d'aquesta quantitat d'informació, inclosa la confidencial, que necessita.
2. Propostes de racionalització sòlides. Si per a l’organització del treball d’oficina calen innovacions o comandes addicionals del director general, el gestor té dret a oferir-se per presentar-les.
3. Requereixen unes condicions de treball adequades. Si les funcions oficials no es poden exercir per falta de condicions necessàries, el responsable de l'oficina pot requerir la creació.
4. Actuar dins de la competència. Després d’haver estudiat la descripció del lloc de treball, l’empleat té dret a prendre decisions i a donar ordres, però només en el marc de la seva competència.

Aquesta és una guia bàsica sobre els drets que té un directiu d’oficina. Es poden complementar o reduir en funció de les particularitats de la institució.

Una responsabilitat

El gestor d’oficines és una professió que també comporta certa responsabilitat. El seu abast i el càstig per infracció de les normes són determinats per cada empresari individualment. Els punts més comuns de responsabilitat en les descripcions de llocs de treball semblen una cosa així.

1. Per actitud negligent als seus deures. L’execució extemporània d’ordres i qualsevol altra negligència és culpa de l’empleat, pel qual cal respondre.
2. Per a la divulgació d’informació confidencial. En els contractes de treball i les fitxes de treball, heu de llegir atentament les clàusules sobre la confidencialitat de la informació. Per a la seva divulgació, la majoria de vegades es pot perdre la feina.
3. Per violació de competència. No es permeten accions fora de l'àmbit de competència de l'empleat.
4. Per violació del calendari laboral, etc. La violació de l’horari laboral, les normes de seguretat contra incendis o les precaucions de seguretat també són responsabilitat de l’empleat.

Pros i contres de la professió

Aquesta professió té, com moltes altres, diversos avantatges i desavantatges. Quins avantatges es pot treballar al gerent de l’oficina?

Les respostes dels treballadors que treballen en aquest front es relacionen, en primer lloc, amb l’elevada demanda d’aquesta professió: després d’aconseguir una mica d’experiència en aquest camp, trobar un lloc millor remunerat no és difícil. Aquelles habilitats administratives que s’adquireixen en el procés de treball són rellevants en la vida quotidiana. A més, treballar com a directiu d’oficina et permet desenvolupar les teves habilitats de comunicació.

Entre els menys hi ha l’augment de la càrrega psicològica que experimenten els empleats, ja que en una jornada laboral heu de resoldre molts problemes diversos. A més, els directius, a més dels deures directes, sovint carreguen gestors d’oficines amb sol·licituds personals i instruccions addicionals.

On estudiar la professió?

El responsable de l’oficina, que ho té clar, es desprèn de les anteriors. Tanmateix, on es pot aprendre aquesta professió?

No hi ha cap professió especial que prepari directius d’oficines a cap universitat. Però sovint el directiu vol que una persona amb formació superior ocupi aquest càrrec. Quina mena d’educació serà aquesta no sempre és important: el principal és que el sol·licitant sigui un graduat de la universitat. A les ciutats de província, aquesta posició es pot prendre fins i tot després de 9 classes d’ensenyament. Cada empresa decideix individualment quin gestor d'oficines requereix.

Per sobre de tot, l'empresari estarà interessat en altres característiques del candidat:

• si abans havia treballat en aquest camp;
• Què tan ben versat a l’ordinador;
• El paper ho sap;
• Parla idiomes, etc.

No es pot descomptar les habilitats comunicatives d’una persona. Si tot està ordenat segons aquests indicadors, les possibilitats d’obtenir feina augmenten.