Qualsevol gestor sap que un bon proveïdor és una raresa. No totes les persones poden fer una feina com aquesta. I alguns fins i tot creuen que el proveïdor hauria de néixer o estar a la seva ànima.
Empleat útil
En l'estructura de qualsevol empresa hi ha un servei especial anomenat "departament de subministrament". Alguns la consideren una unitat regular, però això no és del tot cert. Per comprendre l’essència del problema, primer heu d’esbrinar qui són els proveïdors i per què són contractats? Tothom sap que per a la producció de productes amb qualsevol propòsit cal tenir disponibles tres components principals:
1) Matèries primeres.
2) Equips i altres eines.
3) La força de treball.
Cadascun d’ells és igual d’important. Així doncs, el proveïdor és la persona que assegura la presència del primer component. I està obligat a fer-ho amb el màxim benefici per a l'empresa.
Què s’entén en aquest cas? Es tracta dels principis als quals hauria de complir aquest empleat. De fet, el proveïdor és l'empleat que proporciona a les empreses natives matèries primeres i materials:
- el més aviat possible (si cal);
- concloure contractes al preu més baix;
- puntual;
- en el volum previst.
D’això es desprèn que el proveïdor és aquell que l’activitat fa possible que qualsevol empresa funcioni sistemàticament, sense problemes i amb un cost mínim. I, certament, això ha de conduir a un augment dels beneficis.
Què ha de fer el proveïdor?
Una empresa només podrà funcionar bé quan cada empleat sàpiga i compleixi conscientment els deures que li són assignats. Si tot és clar amb els empleats de la producció principal, s'han d'estipular clarament les funcions dels altres. Per tant, les responsabilitats del proveïdor inclouen:
1) Elaboració de plans de contractació de determinats materials.
2) Conclusió de contractes rellevants en nom o en nom del cap.
3) Garantir el lliurament oportú de les mercaderies a l'empresa.
4) Supervisió de la integritat de les mercaderies lliurades.
5) Garantir la disponibilitat de la documentació necessària per confirmar la qualitat de les matèries primeres (certificat, passaport o un altre document).
Tot el treball es realitza per etapes:
- Primer, el proveïdor ha d’elaborar un pla de treball en funció de les necessitats reguladores de l’empresa. A més, cada tipus de material específic s’ha de calcular per separat. Al mateix temps, cal decidir sobre la qualitat desitjada.
- Després arriba el moment de trobar parella. Aquí és on van els viatges d’empresa i les trucades telefòniques. Entre un gran nombre de proveïdors, cal triar les condicions preferibles.
- Després d’això, l’empleat es dirigeix al soci per concloure un contracte.
- L’última etapa és la recepció de mercaderies, l’envasament i l’entrega al lloc de descàrrega. Al mateix temps, el proveïdor tracta tots els documents d’escorta.
Si cadascuna de les etapes enumerades es calcula i finalitza correctament, una empresa així tindrà tot el que necessita per treballar. Per tant, la seva empleada està realment al seu lloc.
Què es permet al proveïdor?
Per poder dur a terme bé la tasca assignada, qualsevol empleat ha de disposar de la informació més necessària, així com tota la ajuda i suport de la direcció. És per això que el “lloc de treball” del proveïdor conté no només deures, sinó també els seus drets, que haurien de ser suficients per a l’organització normal del treball. Entre ells, els principals són:
1) La capacitat de sol·licitar als empleats dels serveis rellevants la informació que necessita. Per exemple, el proveïdor ha d’estar al corrent dels plans de l’empresa, que són economistes. Ha d’entendre el estat financer de l’empresa en aquest moment per poder navegar als preus de compra.
Hauria de saber de l’enginyer en cap sobre la disponibilitat de transport gratuït en cas d’organització de la recollida.
2) Per dur a terme una tasca específica, el proveïdor necessita de vegades l'assistència i l'assistència directa de la direcció. Basant-se en les instruccions, té dret a exigir-lo. Per exemple, per efectuar un prepagament al proveïdor, heu de donar la comanda al comptador principal.
3) Si durant el treball es van revelar algunes mancances, pot fer els seus suggeriments per a la seva possible eliminació.
Tenint aquests drets, un bon especialista sempre pot fer la seva feina de manera que no hi hagi cap queixa ni de la direcció ni dels treballadors de la producció principal.
Punts importants
Qualsevol agent de personal sap que les instruccions del proveïdor, a més de drets i obligacions, contenen una llista de diferents tipus de responsabilitat. En aquest treball, sovint es produeixen moments en què una persona ha de prendre la seva pròpia decisió, tenint en compte només la seva decència i els seus principis morals.
Per exemple, el proveïdor s'ofereix a donar la mercaderia a un preu inflat i en compensació per pagar al proveïdor una certa quantitat en efectiu. En aquest cas, una resposta positiva comportarà despeses de despesa per a l'empresa i, per a l'empleat, hi haurà un fort augment no planificat del salari. L’única pregunta és si l’empleat ho farà. En cas afirmatiu, incomplirà els seus deures, que reflecteixen clarament la direcció de l’activitat. La secció "Responsabilitat" estableix que per a totes les infraccions comeses, el proveïdor haurà de complir la legislació. Aquí és on es manifesta la decència i, per tant, la correspondència de la mateixa posició que ocupa. Bé, si durant tot el temps aquesta última part de la instrucció no li preocupa.
