Fins i tot amb un personal reduït, incloent-hi només el cap de l’empresa i els seus empleats, es necessita un empleat responsable, que seria la força organitzadora, capaç de dirigir i controlar el procés de treball: aquesta idea determina el text de la descripció del lloc de treball de l’oficina.
Aquesta posició requereix que el sol·licitant tingui un conjunt d’habilitats específiques i una educació adequada, així com la capacitat d’interactuar amb les persones. Tanmateix, aquesta llista de requisits no es limita a.
Descripció de la feina
Ja en l’etapa de sol·licitud d’un càrrec, un candidat pot familiaritzar-se amb un acte normatiu que reguli els seus drets, deures i àrea de responsabilitat en una empresa. Aquest document s'anomena descripció de treball. Consta de cinc seccions principals:
- Provisions generals Contenen tota la informació organitzativa: el nom de l'empresa, el càrrec i la unitat estructural a la qual pertany. També indica subordinació, el procediment per ocupar un càrrec i acomiadament, així com els requisits educatius i de qualificació.
- Deures. En aquesta secció es recullen les responsabilitats de l’empleat, així com la forma d’aplicar-les.
- Els drets de l’empleat, és a dir, totes les característiques addicionals que contribueixen a l’exercici efectiu dels deures.
- Una responsabilitat. D’acord amb aquest apartat, la direcció decideix valorar la qualitat de la mà d’obra, la promoció o la multa.
- La relació. Aquesta secció regula totes les comunicacions amb unitats externes i internes que puguin derivar-se de l'empleat en el procés d'exercir les seves funcions.
Principis per escriure les descripcions de treball
La base normativa per a l'elaboració d'aquests documents és el Directori de qualificació dels llocs de gestors, especialistes i altres empleats (1998). Durant el seu desenvolupament, es va prestar molta atenció a la descripció de la posició i a les condicions perquè l’empleat compleixi les seves funcions. Les característiques específiques del treball s'inclouen en el títol del document, per exemple, "Descripció del lloc de treball del secretari" (gerent de l'oficina o comptable en cap).
A més, si hi ha dues publicacions amb els mateixos noms, però amb tasques diferents, caldrà preparar diferents documents que reflecteixin aquestes diferències. Les descripcions de llocs de treball del gerent de l’oficial de personal presenten certes diferències respecte al mateix acte regulador pel secretari.
Requisits del gestor d'oficina
D’una manera o altra, un candidat a un càrrec haurà de dirigir la gent. Pot ser només un parell de persones d’una petita empresa o tot el personal administratiu d’una gran empresa. Naturalment, l’aspirant ha de ser un usuari de PC confiat i poder treballar amb altres equips d’oficina (escàner, impressora o fax). El gerent de l’oficina sovint és un representant de l’empresa, per la qual cosa és necessari un discurs obligatori i la capacitat d’escriure cartes comercials. Sovint, les empreses requereixen que aquests empleats coneguin els fonaments bàsics de la paperassa i del dret laboral. La competència en almenys una llengua estrangera segueix sent una habilitat desitjable, però, quan es sol·licita una empresa gran, aquest ja és un dels requisits obligatoris.
En alguns casos, el directiu de l’oficina ha de combinar els seus deures amb les funcions d’altres empleats. Això comporta un augment de les competències requerides. Així doncs, un gestor d’oficines amb funcions d’un comptable ha de tenir una formació adequada i tenir programes especials.
Principals responsabilitats
Una descripció del treball típica d'un gestor d'oficines amb funcions de secretari inclou els següents elements:
- processar correu electrònic, tant d'entrada com de sortida; la seva redistribució dins de l'empresa;
- control del moment del compliment d’obligacions en contractes i acords;
- fer sortides i rebre trucades entrants;
- treballar amb clients i representants d’empreses associades;
- supervisar la disponibilitat de papereria necessària;
- mantenir l’equip d’oficina en condicions laborals i trucar especialistes en cas d’avaria;
- distribució del temps dins del calendari laboral (en alguns casos per al cap);
- organització d’esdeveniments necessaris (reunions, conferències, viatges d’empresa, festes corporatives);
- registre de reunions;
- actualització i reposició de contingut fresc al lloc corporatiu.
Aquesta llista només inclou els requisits bàsics. Es poden afegir altres articles d’acord amb les especificitats del contracte laboral conclòs. La descripció del lloc de treball d’un gestor amb funcions d’oficial de personal, per exemple, requereix que un empleat conservi i proporcioni tota la documentació comptable oportuna o que substitueixi el cap del departament de personal en cas d’absència.
Responsabilitats addicionals
A més de les funcions principals, la descripció del lloc de treball de l’oficina conté una llista de diferents responsabilitats, que poden variar segons les indicacions de l’empresa. Es pot requerir a un gestor d’oficines que treballi amb les autoritats administratives, és a dir, obtenir permís per a realitzar negocis, obrir una sucursal d’una empresa o filial, etc.
Una de les tasques més crucials és la gestió real de l'empresa en absència del seu director. Per descomptat, això només és possible si l’empleat s’ha establert com a persona responsable i fiable de confiança. A més, la descripció del lloc de treball del gestor sovint conté una clàusula sobre la necessitat de confeccionar un poder general. Es pot requerir un document així, per exemple, per rebre missatges de correu de gran importància.
Requisits informals
Les grans empreses solen avançar-se prèviament per familiaritzar-se amb la descripció del lloc de treball del responsable de l’oficina per als candidats a aquest càrrec, de manera que estiguin al corrent de la llista de requisits i responsabilitats.
Però, fins i tot a la vista d'aquestes facultats, el sol·licitant ha d'entendre que continua sent un dels molts empleats de l'empresa. En aquest sentit, no s'ha d'oblidar el que no s'explica a la descripció del lloc de treball. Un gestor d’oficines amb funcions de secretari ha de ser una persona que tingui un sentit del temps delicat per poder distribuir-lo segons calgui.
Tasques per organitzar el flux de treball
El requisit més important per al seu treball és l'eficiència, de manera que una persona que ocupi aquesta posició està obligada a consumir econòmicament materials d'oficina, per controlar la quantitat d'electricitat consumida.
Per a la resta d’empleats, el responsable de l’oficina és responsable gairebé al mateix temps que el cap. En virtut d’això, ha de garantir que les condicions de treball s’ajusten a les normes sanitàries i les normes de seguretat acceptades. Finalment, en complir les seves funcions directes, el responsable de l’oficina accedeix a documents classificats, de manera que un dels requisits és la signatura d’un acord de no divulgació sobre secrets comercials o qualsevol altra informació que pugui perjudicar la posició del mercat de l’empresa.
Drets del gestor d'oficines
Per descomptat, l'exercici d'aquest nombre de deures permet a un empleat exercir drets especials. També s’indiquen a la descripció del lloc de treball del gerent de l’oficina. L’essència d’alguns d’ells, com ara la capacitat d’accedir a informació confidencial, es deriva directament de la necessitat de complir les seves responsabilitats laborals. Uns altres estan associats a privilegis de poder. Així doncs, l’administrador de l’oficina té dret a exigir a la resta d’empleats que corregeixin els errors comesos per ells per negligència en els documents de producció, per establir per a ells la mida de l’incentiu o per aplicar penalitzacions als negligents.
Sovint, el gestor d'oficines és el vincle entre els empleats i els que prenen decisions. Aquesta posició li permet aconseguir millors condicions de treball i presentar desitjos col·lectius de millorar la qualitat del treball tant d’un departament determinat com de l’empresa en general.
Característiques de la descripció del lloc de treball del responsable de departament de vendes
Els gestors d’oficines han estat indispensables en empreses grans i no tan grans, per la qual cosa necessiten unes habilitats especials per ocupar una vacant. Un cas habitual és quan diversos gestors d’oficines amb funcions especials, supervisades per un, treballen a la mateixa empresa. Les seves descripcions de treball coincideixen essencialment, però difereixen en un conjunt addicional de funcions.
Per tant, si el responsable de l’oficina treballa al departament de vendes, la seva descripció de treball pot contenir elements com:
- cerca de nous punts de venda;
- fer el seguiment dels canvis en l'estructura de la demanda;
- preparació de documents d'informes sobre vendes perfectes;
- treball directe amb el client per rebre comandes i el seu posterior processament;
- treballar per informar els clients sobre possibles canvis en l’assortiment de mercaderies i en la recàlcul de preus;
- organització de reunions necessàries;
- signatura de contractes de subministrament de béns.
Es poden relacionar requisits addicionals amb les característiques específiques dels béns oferts per l'empresa. Si l’empresa està associada a la venda d’immobles, les funcions del responsable de l’oficina poden incloure l’elaboració de fulletons d’informació i l’elaboració de documents específics.
Responsabilitat del gestor d’oficines
En cas d’incompliment de les seves funcions, en cometre delictes, inclosos divulgar secrets comercials o realitzar altres accions perjudicials per a la imatge de l’empresa, el responsable de l’oficina és responsable d’acord amb les normes dels codis administratius, civils i penals. Si es produïen danys materials a l’organització, el càstig s’imposarà d’acord amb el que estableix el codi de treball.
