Vídeo: Webinar CFGS Administració i Finances 2024, Juliol
El flux de documents és un component important de l’activitat i un element indispensable per a la gestió de qualsevol institució, organització, empresa. Els papers empresarials han d’estar compostos correctament, emmagatzemats sistemàticament i traslladats de manera òptima. Amb el desenvolupament de l’economia, augmenten els fluxos d’informació i el nombre de documents en totes les esferes de l’activitat humana. Per tant, actualment la demanda d’una professió força nova creix: gestor de documents.
Qui és un gestor de documents
Un especialista en documents és un especialista que es dedica al registre i la comptabilitat de la documentació. Les professions relacionades són secretari, arxiver, secretari.
Els documents administratius de la direcció s’han d’elaborar adequadament d’acord amb els estàndards i posar-los en coneixement dels empleats i, precisament, dels destinataris de les comandes. Els documents solen estar obsolets, fora de circulació. En aquest cas, s’han d’ordenar d’acord amb els actes legislatius sobre la conservació de registres i col·locats a l’arxiu. Tot això ho fa un gestor de documents.
Les responsabilitats laborals d’un especialista en documents poden semblar avorrides. Però això només és a primera vista. A través d’un gestor de documents, sobretot si és l’únic responsable de la gestió de documents a l’empresa, passen tots els fluxos d’informació, pot fer un seguiment del treball de tots els departaments i comprendre els mecanismes d’activitat i desenvolupament de l’empresa.
En grans organitzacions, les responsabilitats dels especialistes en treballar amb documents solen dividir-se: disseny, registre, ingrés en una base de dades electrònica, control d’execució, emmagatzematge a càrrec de diferents persones i fins i tot departaments sencers.
Què necessita saber un gestor de documents
Per tal d’elaborar correctament documents en què es presenti informació de forma concisa, clara i clara, l’especialista ha de conèixer la finalitat i les formes de recopilar tot tipus de documents. Per saber com s’assembla a un document legalment vinculant, ha de tenir els fonaments bàsics del dret.
Atès que avui en dia la majoria dels documents són emmagatzemats en suports electrònics i cal un intercanvi d'informació per ordinador, l'especialista en gestió de documents ha d'entendre el programari. Ha de crear bases de dades electròniques i poder comunicar-se amb el personal al servei de sistemes automatitzats per a la creació, emmagatzematge i transmissió de documents.
Per guardar documents a l'arxiu, un especialista ha de conèixer certes normes i especificacions. Finalitat dels documents i la seva confidencialitat, termes, condicions d’emmagatzematge: segons aquests criteris, heu d’ordenar els documents a l’arxiu i, a continuació, crear un sistema de cerca eficaç.
Responsabilitats de documentació
Entre les responsabilitats laborals d’un gestor de documents d’una institució s’inclouen
- elaboració, comptabilitat, emmagatzematge i control de documents;
- sistematització del flux de treball i assegurament del moviment de documents;
- Organització del flux de documents òptim dins de l'organització;
- organització d'emmagatzematge i desenvolupament de classificadors de documentació;
- ordenació, examen de valor i transferència a l'arxiu de documents amb validesa caducada;
- racionalització de la documentació entrant;
- elaboració de formularis i fulls estàndard de documents;
- creació de bases de documents amb la creació de números i índexs de registre i adreces d’emmagatzematge electrònic;
- preparació dels materials necessaris per a reunions, negociacions i reunions.
El principal gestor de documents realitza les funcions oficials, de fet, les mateixes, però amb una part més gran de responsabilitat, a més de donar tasques als empleats de més baix nivell.
Responsabilitats laborals d’un gestor de documents d’una institució educativa
El gestor de documents d'una institució educativa hauria de conèixer, entre altres actes legislatius, la Llei de la Federació Russa "sobre educació". Com que les llars d’infants i les escoles tenen un personal limitat, un gestor de documents combina les funcions d’un secretari, un secretari i d’un treballador, es guia per les recomanacions metodològiques per treballar amb documents a les institucions educatives (carta del Ministeri d’Educació de la Federació Russa del 02.12.2000 núm. 03-51 / 64).
Les funcions d’un gestor de documents en un jardí d’infants inclouen, entre d’altres, la preparació de contractes laborals amb els empleats i l’execució d’expedients personals, el manteniment de llibres infantils. També treballa amb un taulell de registre militar i manté la documentació adequada si hi ha empleats responsables militars a la institució.
El gestor de documents complementa els deures oficials a l’escola preparant esborranys de documents administratius sobre la circulació del contingent i omplint fitxers personals, guardant un llibre alfabètic d’alumnes i tenint en compte les hores de treball escolar dels empleats de l’escola, processant i processant la transferència dels fitxers personals dels estudiants a l’arxiu.
Les institucions d'educació superior no solament realitzen activitats educatives, sinó també científiques.
Les funcions d’un gestor de documents en una universitat fan que un especialista entengui almenys en general el perfil d’una facultat en particular, perquè ha de preparar documents per a reunions i reunions i mantenir les seves actes i converses telefòniques en nom del degà.
Qualitats personals d’un especialista en gestió de documents
L’atenció és la qualitat més important d’un especialista en treballar amb documents. La precisió, l'escrupolesa i la responsabilitat complementen la llista de qualitats personals necessàries per treballar amb papers de negocis. Errors en les dades, violació de la llei, pèrdua de documents poden costar molt a l’empresa a l’hora de concloure un contracte o una auditoria de personal.
Els volums d'informació amb què treballa un gestor de documents requereixen una bona memòria.
Per treballar en qualsevol àmbit, necessita perseverança i alfabetització quan treballa amb papers i en el camp de la gestió de personal, i habilitats organitzatives, creativitat i habilitats de comunicació.
Per establir els objectius adequats i treballar amb l’estructura de l’empresa, les anomenades qualitats empresarials, són necessàries perquè el gestor de documents organitzi el flux de treball i el classificador òptims.
Sovint a les petites empreses, el gestor de documents treballa sol. L’autoorganització, la disciplina i l’autocontrol ajuden a organitzar un treball efectiu.
Requisits de documentació
Un marc regulatori sòlid per a la gestió de documents requereix formació. Per tant, a l’hora de contractar, cal un diploma d’una institució d’educació superior o d’una institució d’educació especial secundària en les especialitats “Documentació”, “Suport documental d’una empresa”. També hi ha especialitats relacionades: “Suport documental en jurisprudència” o “Suport informatiu d’una empresa”.
Els documents legislatius i estatuts, administratius, normatius i d’orientació dels òrgans superiors relacionats amb la gestió de documents són requisits generals per als documents que un gestor de documents hauria de conèixer. Les responsabilitats laborals requereixen coneixements, o almenys els seus fonaments bàsics, sobre els mètodes d’anàlisi, investigació, disseny, implementació i desenvolupament de sistemes de documentació, sobre el disseny i funcionament de sistemes de control automatitzats; organització de l'arxivatge i programació bàsica.
Avantatges i desavantatges de la professió de gestor de documents
La professió d’un gestor de documents és universal. Un diploma i coneixements en l'especialitat permeten al graduat treballar en qualsevol organització, ja que el flux de treball és a tot arreu. Aquest és l’avantatge principal de la professió.
El segon avantatge es pot considerar l’oportunitat de treballar com a administrador, arxiver, secretari, secretari auxiliar, gerent d’oficina, ajudant de direcció i no només gestor de documents.
El tercer és que, malgrat el treball aparentment rutinari, el gestor de documents es troba al centre dels fluxos d’informació de l’organització i posseeix gairebé tots els seus secrets. De vegades, a més de l’alta direcció, és l’únic propietari d’aquests secrets.
L’experiència laboral i l’esperit emprenedor permeten al gestor de documents organitzar el seu propi negoci per a la prestació de serveis d’informació, si es vol.
Els avantatges de la professió inclouen treballar a l’oficina en bones condicions, independentment del perfil de l’empresa i d’un calendari laboral estricte.
Els desavantatges de la professió documental són la uniformitat i, el més important, la gran responsabilitat.
On pot treballar un gestor de documents
Atès que els gestors de documents que han rebut una formació al seu perfil poden treballar amb tot tipus de documents (comptables, de personal, científics i tècnics), poden sol·licitar-ho en diverses organitzacions:
- en autoritats, tant locals com estatals;
- en òrgans de gestió departamentals;
- als serveis d’arxiu i documentació d’enginyeria i disseny, institucions de recerca, en estructures sanitàries, d’arxiu, biblioteca i museu, estructures d’aplicació de la llei;
- en serveis administratius i departaments d’estructures comercials: tràmits, gestió d’oficines, gestió de personal;
- en el desenvolupament de sistemes d'informació, consultoria de documentació, auditoria de seguretat d'informació.
El creixement professional d'un gestor de documents depèn del lloc de treball. En grans estructures, pot ascendir a l'administrador d'assumptes, en petit, a l'administrador ajudant. El pinacle d'una carrera de gestió de documents es pot considerar la preparació de documents per al Govern i el president de la Federació Russa.
