Externalització de personal: descripció, característiques i avantatges

El treball amb recursos humans requereix un personal altament qualificat. Encara que es faci un especialista de classe alta a l'empresa, tot el mateix treball rutinari retarda i, per regla general, no hi ha prou temps per gestionar el personal i resoldre problemes estratègics. Per solucionar aquest problema, molts empresaris recorren als serveis de subcontractació.

El procés de transferència de funcions no clau de la direcció d’empreses ha estat lliurat des de fa temps a empreses subcontractistes, inclosa la de personal.

Possibles funcions que es poden transferir a tercers

Per a una millor percepció, hem combinat totes les funcions en una taula, que es presenta a continuació:

Cultura corporativa	- desenvolupament de programes d’incentius per al personal; - Planificació i informes de recursos humans; - desenvolupament i implementació d'una estratègia comuna de desenvolupament de personal.
Consultoria en RRHH	- formació dels empleats; - avaluació de personal; - selecció de personal, realització d'entrevistes; - realització de seminaris i formacions.
Flux de treball de recursos humans	- publicar anuncis de contractació; - processament, recollida i formació de documentació de personal primari; - formació i manteniment de l’arxiu.
Gestió de pagaments	- nòmina; - Formació d’un fons de bonificació i pagaments d’aquest.

El darrer punt és potser el més interessant. Sobretot si una empresa occidental que opera al nostre país passa a la subcontractació de personal. La confusió de la legislació actual, inclosa la nòmina de pagament, sovint és perplex per a empresaris i gestors estrangers, és per això que són precisament aquestes empreses les que solen donar aquesta funció a experts externs. D'altra banda, el càlcul de les retribucions no s'aplica a l'acció estratègica, però els recursos humans i els comptables dediquen més del 60% del seu temps de treball.

Els principals motius per contactar amb tercers especialistes

Recentment, la subcontractació de l'administració de recursos humans s'ha popularitzat cada vegada més, i hi ha diverses raons per a això:

• moltes empreses estrangeres “entren” al nostre mercat que no poden aprofundir immediatament en les característiques de la nostra legislació;
• els fundadors de l’empresa no volen contractar gaire personal, tenir cura de la compra i l’actualització de programari especial, és a dir, volen estalviar;
• el desig dels propietaris de l'empresa se centrarà en tasques estratègiques i prioritàries, sense distreure's per la selecció i el control del personal;
• un ràpid augment de les unitats de servei, en comparació amb les baixes taxes de creixement del negoci principal, és a dir, de fet, una reducció dels costos a causa dels menors costos de personal;
• pot haver-hi una situació inversa quan el ritme de la producció principal és molt més ràpid i el personal del servei no té temps per processar-lo i agilitzar-ho tot.
• l’empresa té moltes oficines que tenen diferents ubicacions, estan repartides per tot el país, però totes les dades flueixen a l’oficina principal;
• la necessitat d’una recerca urgent de personal qualificat, per exemple, per llançar un nou projecte;
• manca d’especialistes en l’àmbit de la selecció de personal, nòmines.

Beneficis de la subcontractació de recursos humans

En primer lloc, si l’empresa encara té un departament de gestió de personal, els seus empleats poden concentrar-se en la resolució de problemes importants, és a dir, desenvolupar plans estratègics relacionats amb la cerca, desenvolupament, avaluació i promoció de personal.

El segon avantatge: si un empleat es posa malalt o baixa fins i tot al departament de personal, no cal que busqueu de forma immediata un reemplaçament, un empleat absent sempre es pot substituir per un empleat d’una organització de tercers.

La majoria de la responsabilitat de subcontractació de personal recau en l'empresa implicada.

I el principal avantatge és l’estalvi de costos.

Externalització completa i combinada

L’externalització de personal es fa normalment a les primeres etapes només de manera combinada, és a dir, les funcions del departament de personal només es transfereixen parcialment. Amb el temps, quan s'estableixen relacions de confiança entre l'empresa i l'empresa subcontractista, les parts es satisfan amb la relació, totes les funcions s'assignen a una organització de tercers.

Com triar un executiu extern de departament de recursos humans

Abans de decidir la subcontractació de personal, el propietari de l'empresa ha d'entendre per si sol què vol aconseguir. És la resposta a aquesta pregunta que dóna una comprensió completa de quines funcions s’han d’assignar a una empresa externa.

Si no hi ha voluntat d’externalitzar la solució de problemes estratègics relacionats amb el personal, té sentit iniciar la cooperació amb un soci en termes d’externalització de la gestió de recursos humans i, després, transferir la funció de les nòmines. En aquest cas, els especialistes de l’empresa estan exempts de la rutina i poden tractar qüestions més importants, per exemple, el desenvolupament d’un programa de motivació, tractar l’avaluació del personal.

Si l'objectiu principal és el desenvolupament i la implementació de la motivació, la formació i la fidelització creixent amb l'empresa, és millor contactar amb una empresa de consultoria. Per començar, l’empresa realitzarà una avaluació de l’estat de les coses amb el personal i, a continuació, oferirà seminaris o formacions, creació d’equips i esdeveniments de formació.

Exemples de vida

Un exemple sorprenent és la necessitat de desenvolupar un sistema de compensació i prestacions. Aquest programa no requereix un ajust constant, només es desenvolupa una vegada i, segons les necessitats, es modifica. De fet, es tracta d’un treball de projecte, de manera que té sentit atreure una organització de tercers, els especialistes de la qual tinguin experiència en aquest camp. En aquest cas, només cal trobar l’empresa adequada, determinar el pressupost i determinar els terminis. Com a resultat, l'empresa estalvia temps i diners.

Sovint hi ha casos en què la contractació de personal a una empresa només implica la selecció de personal. Aquesta opció inclou dos tipus:

1. La contractació es realitza de manera continuada;
2. Selecció de projectes, és a dir, la cerca o atraure d’especialistes de primera classe o màxims responsables.

Les dues opcions són força cares tant en el temps com en invertir diners. En el primer cas, tot dependrà de la regularitat dels serveis de subcontractació de personal. El cost en el segon cas és una dependència directa de la professionalitat i de la singularitat de la professió, per tant, el cost considerable de la resolució del problema.

Els perills de la subcontractació

En alguns casos, el cost supera els estàndards acceptables i sense motiu. I de vegades les propostes d’organitzacions de tercers sorprenen amb el seu baix cost. Això pot ser degut a molts factors. Per exemple, l’empresa no té especialistes, l’emprenedor acaba d’iniciar el seu propi negoci i, per tant, el dumping. Per contra, altres empreses, al contrari, després d’haver decidit que no tenen competidors, no estan interessades en què passa. Per tant, és molt important que un empresari tingui molta cura a l’hora de triar un soci, perquè els processos empresarials, encara que no els més estratègics, queden a la misericòrdia.

Un altre problema sorgeix d’això: transferir totes les funcions de gestió de personal, el propietari de l’empresa perd el control i, si l’empresa subcontractista va realitzar les seves funcions de mala fe, llavors restablir l’ordre serà bastant difícil. Tan aviat com es faci evident el problema, haureu de buscar molt ràpidament una nova empresa que presti aquest tipus de serveis o bé reclutar personal nou a la vostra empresa.

Per tant, és molt important abordar amb atenció i atenció l’elecció del proveïdor per dirigir l’administració i gestió de personal de recursos humans.

Assegureu-vos de prestar atenció a la disponibilitat d’una assegurança de responsabilitat professional. És cert que la seva presència no és una panacea i, per tant, assegureu-vos d’estudiar addicionalment les obligacions d’assegurança d’una empresa subcontractadora i especifiqueu l’import de l’import de l’assegurança.

Com es forma el preu dels serveis

Segons la forma de relació escollida, també es forma el preu. Dependrà d’un conjunt de serveis, que poden incloure:

• comptabilitat de personal;
• subcontractació amb nòmines;
• selecció de personal;
• adaptació;
• proves psicològiques tant a l’hora de contractar com després d’un determinat període de treball a l’empresa.

Pel que fa a quantitats específiques, el cost dels serveis, en general, varia notablement i es determina de forma contractual. Xifres específiques són difícils d’anomenar, ja que tot depèn de la política de preus de l’empresa, de l’especialització i de la qualificació dels empleats que necessiteu, així com del termini de contractació temporal. Per tant, només podem donar dades mitjanades: si el nombre d’empleats a temps complet i autònom de l’organització és de 16 a 50 empleats, el cost mensual dels serveis serà de 100 USD + 25 USD per cada 5 persones majors de quinze. Però, de nou, la quantitat és més aviat arbitrària. Totes les xifres es negocien directament amb el representant de l'empresa subcontractadora.