Vídeo: El nou model d'Administració. Una oportunitat, un repte (03/12/2019) 2024, Juliol
Una gran organització té molts problemes. El cap de la corporació no estarà a temps a tot arreu, ni tan sols amb l’ajuda de diputats. Per planificar el dia correctament, per no oblidar res, per distribuir i controlar la feina, el gestor necessita un ajudant. Què fa un empleat en aquesta posició, què ha de ser capaç i saber?
Subdirector: el seu paper en l'organització
Seguint la lògica del classificador de professions, aprovat a nivell estatal, l’assistent del líder pertany a la categoria de directius, perquè supervisa gairebé totes les qüestions relacionades amb la competència de la primera persona.
Al mateix temps, algunes organitzacions interpreten la posició d’un subdirector com a administrador, gerent o secretari: les dues primeres posicions inclouen funcions organitzatives i administratives, la tercera: funcions de presentació i suport. El classificador de professions classifica aquests tipus de treballs en diverses categories: especialistes, empleats tècnics, però només un assistent es classifica com a líder.
Com definir els termes d’ocupació?
Quan es contracti un subdirector o un secretari, l’organització hauria de determinar l’estat, els drets i les responsabilitats d’aquest empleat, perquè en depenen els requisits per al nivell educatiu, les qualificacions i l’experiència del candidat.
- N’hi ha prou que la recepcionista tingui una educació secundària completa i l’etiqueta i les tècniques per treballar amb l’equip d’oficina del sol·licitant s’ensenyen directament al lloc de treball.
- L’administrador ha de tenir com a mínim un títol de batxillerat, tenir habilitats organitzatives i un caràcter energètic, i també tenir alguna experiència laboral, depenent dels requisits corporatius.
- Un gestor, com a representant dels professionals, requereix una formació no inferior a una formació superior completa, l’experiència laboral és opcional, però l’empresa estableix aquest estàndard al seu criteri.
- Subdirector. Aquesta posició implica els mateixos requisits de qualificació per al cap: formació superior completa, experiència laboral en l’especialitat com a mínim durant 2 anys. Probablement, requerirà de característiques personals especials del sol·licitant i, possiblement, formació avançada.
Per a què serveix la descripció del lloc de treball?
El subdirector, en qualitat de funcionari, està obligat a actuar en el marc dels seus drets funcionals i a complir plenament les funcions prescrites. Tanmateix, ni tan sols ser un líder, un empleat ha de complir les seves tasques laborals de bona fe i puntualment.
L’ordre laboral no conté una declaració detallada d’aquestes competències i, fins i tot, en el cas d’un contracte, la llista de funcions no sempre és exhaustiva. Per evitar discrepàncies en la determinació dels termes de referència d’un empleat, la descripció del lloc de treball de l’assistent al cap de l’organització ha de contenir deures detallades, els drets que té, així com una mesura de responsabilitat per la violació del contracte de treball, la normativa laboral interna, el dany a l’empresari, etc.
Ajudant de direcció personal
La descripció de l'assistent es modelitza en instruccions similars per a un director o el seu diputat, a excepció d'algunes de les funcions prioritàries de la planificació i la gestió estratègiques. Probablement, a l’assistent tampoc se li instruirà que acceptin i acomiadin els empleats, el dret a disposar dels recursos financers de l’empresa, l’emissió de poders i altres competències que pertanyin personalment al cap.
Tanmateix, la llei permet delegar qualsevol funció a un empleat de confiança, sempre que tingui les qualificacions, coneixements, experiència i autoritat suficients per resoldre aquests problemes. Només és important formalitzar correctament les credencials de l'empleat, per ordre o procurador.
Al mateix temps, la descripció del lloc de treball de l'assistent al cap de l'empresa ha de reflectir el treball realitzat per ell.
Seccions típiques
L’estructura de la descripció de feina està fixada en els directoris de qualificació de l’estat i conté tots els requisits bàsics per a l’empleat i els matisos del càrrec, així com el seu lloc en l’estructura organitzativa de l’organització.
La descripció del treball "Assistent Manager", com qualsevol altra, ha d'incloure les següents parts:
- Termes generals. Indica el procediment d’ingrés i acomiadament, la subordinació, el procediment de substitució d’un empleat.
- Funcions laborals. Un dels apartats més importants que cal reflectir en detall.
- Drets concedits a l’empleat.
- Límits de responsabilitat per infraccions.
- Qualificació, experiència professional, nivell educatiu.
- El que hauria de saber un empleat en una posició determinada.
- La relació entre ell i altres parts de l’organització.
Les seccions indicades no es poden retallar, però és possible ampliar-les i afegir els punts necessaris.
Assistent Manager de descripció de treball: mostra
Aprovat per:
Director (nom de l'organització)
signatura
(NOM COMPLET.)
data d’aprovació
Descripció del treball "Assistent Manager"
1. Condicions generals
1.1. Categoria professional "Líders".
1.2. Acceptat i acomiadat del treball per ordre del director.
1.3. Presentació: directament al director.
2. Funcions
Subdirector:
2.1. Coordina el treball dels departaments, seccions i altres divisions de l'empresa d'acord amb les instruccions, resolucions i ordres del director.
2.2. Fa un seguiment dels terminis per a l'execució de les ordres de control del director de les unitats estructurals.
2.3. Elabora el pla de treball d’un director per al dia laborable següent i l’envia oportú al cap.
2.4. Organitza i controla el treball d’oficina a l’empresa, el comprova per al compliment dels requisits de la llei.
2.5. Proporciona la comptabilitat i el registre de totes les facultats d'advocats emeses pel director.
2.6. Gestionar els treballadors i controlar els resultats de les seves activitats.
Complementar en funció de les necessitats d’una determinada organització i del perfil del càrrec.
3. Poders
El subdirector té el dret:
3.1. Conèixer les decisions sobre l'empresa.
3.2. Participa en reunions de l’aparell de gestió.
Complementar en funció de les necessitats d’una determinada organització i del perfil del càrrec.
4. Responsabilitat
El subdirector és responsable de:
4.1. Per a l'incompliment o el compliment indegut de les seves funcions estipulades en aquesta instrucció, ordres i directives del director, la legislació vigent que regula les activitats de l'empresa.
4.2. Per a un control insuficient sobre les activitats dels treballadors subordinats.
4.3. Per a la divulgació d'informació amb accés limitat.
Complementar en funció de les necessitats d’una determinada organització i del perfil del càrrec.
5. Qualificació
El subdirector ha de tenir una experiència de formació superior completa amb un mínim de 2 anys.
6. Ha de saber
La legislació vigent, la Carta, el conveni col·lectiu (s’especifica quins actes i normes hauria de conèixer l’empleat).
7. Interacció
S'indica amb qui i en quins problemes col·labora l'assistent d'administració.
Convingut:
Cap de Recursos Humans
Signatura
(NOM COMPLET.)
Conseller legal
Signatura
(NOM COMPLET.)
Familiaritzat:
signatura
(NOM COMPLET.)
Competències específiques de l'assistent de direcció de projecte
Se suposa que la direcció de projectes és una posició temporal, respectivament, i l'assistent assumeix determinades obligacions fins a la finalització del projecte. Les seves responsabilitats funcionals dependran de les especificitats i temes del projecte, així com de les necessitats d’una determinada organització.
La descripció del treball de l'assistent de cap de projecte per a funcions serà més especialitzada, però de color administratiu i organitzatiu. Les responsabilitats típiques per a aquest càrrec es poden trobar al manual de qualificació i després afegir-les a la situació.
Les responsabilitats d’un subdirector en temes generals són diferents?
Les responsabilitats de la subdirectora general i la subdirectora d'Afers Generals seran diferents. Per descomptat, en el segon cas, els poders es concentraran més estretament, ja que el cap d'assumptes generals no és responsable de totes les activitats de l'organització, sinó només d'un sector separat.
La descripció del treball de l'assistent de problemes generals es recopila en funció de les funcions del cap "assistit". En conseqüència, la base serà l'esfera de la seva responsabilitat i funcions.
La descripció del treball "Assistent Manager" en aquest cas és adequada com a base. Podeu crear-la quan elaboreu nous documents per a les posicions relacionades.
